みなさん、こんにちは。Airaです！
今回はよく質問でもいただくタスク管理や集中力の高め方等を含めた私のタイムマネジメント術について詳しく書いていこうと思います！中学生の時から特に変わっていないのですが、多分この方法が私に一番あっているんだと思います。参考になれば嬉しいです。
スケジュール・タスクを把握する
タイムマネジメントの方法として一番重要なのは、しっかりと自分のスケジュールとタスクを把握することです！色々やり方はあるかと思いますが、私はスケジュール管理はGoogleカレンダー、タスク管理は紙の手帳を使って整理しています！詳しくどのように私がこの２つのツールを活用しているかをご紹介していきます。
スケジュール管理はGoogleカレンダー
今は平日は仕事なので、私用のGoogleカレンダーはほぼ空白です笑なので、学生時代のカレンダーを貼っておきます。これは大学4年生の時のですね。運良く大学4年生の後期は、月曜日と火曜日に授業がなく、毎週4連休でした笑
基本的にGoogleカレンダーには授業、アサイメントの締切日、バイト、遊ぶ日など全部予定は記入していました。
1週間のスケジュールが可視化されることで、いつ自由な時間があって、いつ忙しいのかがわかるじゃないですか。なのでダラダラと毎日過ごすのではなくて、明日はバイトで夜遅くまで家に帰れないから、今日勉強時間を増やそうなどと自分で計画を立てることができます。紙の手帳だとあまりこの空いている時間というのが「空間」として把握することが少し難しいので、デジタルがおすすめです。
Google Calenderの便利な点としては
- 通知機能があるので予定を忘れない
- パソコン、携帯色々なデバイスで同期できる
- 授業などの予定は毎週自動的にカレンダーに反映されるように設定できる
- カレンダーに複数のタイムゾーンを設定できる
学生としては、一度入れた予定をウィークリーで反映させられるところが便利だと思います。
今学期は毎週火曜日にメディア学の授業があるとして、紙の手帳とかだと毎週毎週手帳に書き込まないといけないじゃないですか。でもGoogleカレンダーだと、「この予定を毎週月曜日に反映させる」ということができるので、一瞬で各週に同じ予定をいれることができます。
よく時間割アプリを使っている人もいるかと思いますが、特に海外大学は1限、2限というような考え方がなく、授業によって1時間のものもあれば、3時間のものもあったりするので時間割アプリが使えないんですよね。なのでカスタマイズできるという点ではGoogleカレンダーが使いやすいです。
他におすすめな機能に、複数の国のタイムゾーンをカレンダーに反映することができる点です。
どういうことかといいますと、上の写真は私が実際に使っているカレンダーなんですけど、左にトロントのタイムゾーン、右に日本のタイムゾーンが表示されるように設定をしています。
特に今日本でオンライン授業を受けている海外大生や、海外のクライアントと仕事をしている方にはおすすめです。
私も大学４年生の最後はコロナの影響で日本でオンライン授業を受けていたので、この機能はすごく便利でした。
今は他にもたくさんカレンダーアプリがあるので大体どのアプリでもできる機能だとは思いますが、使いやすさはもちろん、ミニマルなデザインなGoogleカレンダーが一番しっくりきています。
タスク管理は紙の手帳で管理
スケジュール管理はGoogleカレンダーを使っていますが、日々のタスク管理は紙の手帳で管理したい派です。パソコンや携帯で管理したい人もいると思いますが、個人的にはタスク管理は紙の方が頭を整理できると思います。
私の中で手帳を選ぶ際に決まっていることは２つあって
- 絶対にウィークリープランナー
- 持ち運ぶのが苦にならない大きさと重さ
手帳も最近はすごく派手で、買い物リストとかゴール設定とか色々な機能がついたものがでていますが、私が手帳を使う目的はあくまでもタスク管理なので、シンプルイズザベストな手帳を選んでいます。無印の手帳がコスパ最強です！もしもう今年の手帳が売っていなかったらネットでウィークリーのカレンダーをダウンロードして印刷するのもありだと思います！
トロント大学では、このようなプランナーが無料で毎年もらえるんですね。学生時代は毎年大学のプランナーを使っていました。
私の読者さんは学生の方が多いので、簡単に私の学生時代のプランナーの使い方を説明しようかなと思います。そんなにたいしたものではないんですけど笑
学期始めに予定を全て記入する
学期が始まるとアサイメントやテストの詳細が書かれたシラバスをもらうと思うのですが、もらったらその締め切りを全て手帳に書き込みます。
プラスアルファ、手帳のメモページや使っていないページに下の写真のように、全ての授業のアサイメントとテストを書き出し、パーセンテージも記入します。
これは大学によって違うかもしれないんですけど、トロント大学の場合、例えばMidtermは全体の30%になるなどとシラバスに記載されているので、記入しておくことで、学期末にAを取るにはFinalで何パーセントとればいいかなどの計算をする時にスムーズです。
締め切りを常に把握し予定をたてる
ウィークリーの手帳に全てのアサイメントやテストの予定を記入しておくことで、①提出を逃すことは100%なくなる ②時間管理ができる
提出期限を逃すことはあってはならないけど、大学ってほんとに授業によってアサイメントやテストの時期がバラバラだったりするので全てをきちんと把握しておかないと、あ、明日提出のアサイメントあるじゃん、、、無理じゃん、、、ってことになります。
時間管理に関しても、ウィークリーの手帳に全て記入しておくことで、今週のアサイメントがすぐわかるだけじゃなくて、来週、再来週のアサイメントやテストの日程も可視化することができるので、逆算して、来週締め切りのアサイメントのために今週やらないといけないこともすぐわかるというわけです。
いろいろなタスク管理アプリとかありますけど、私はタスクをペンで紙に書いて、それが終わったときに線で力強く消すことが好きなので、タスク管理は紙にやっています。
手帳を忘れてしまった時とかは付箋にタスクをまとめてパソコンに貼ったりもします。
デザイン性でいうとモレスキンの手帳がおすすめです！
タスクに優先順位をつける
私は上で説明したように、全てのタスクを手帳に書き込む派なので、手帳上でタスクを把握しています。なので毎日ToDoリストを作ってはいないんですけど、タスクには優先順位をつけて重要度の高いものから順にやっていきます。
昔読んだ本にタスクの優先順位の付け方というのが綺麗に言語化されていたのですが、
- 1 重要度が高く、緊急度の高いタスク
- 2 重要度が低く、緊急度の高いタスク
- 3 重要度が高く、緊急度の低いタスク
- 4 重要度が低く、緊急度の低いタスク
タスクの難しさで優先順位をつけるのではなく、重要度・緊急度でつけるのがおすすめです。難しくて時間がかかりそうなタスクを最初にやりたくなりますが、仮にそのタスクの締め切りが来週で、明日までのタスクができていないと意味ないですからね。
集中力を高める方法
最後に集中力を高めるために私が学生時代によくやっていた方法を書いて終わろうと思います！
作業効率化アプリ Be Focused
ポモドーロ・テクニックっていう作業方法はご存知ですか？？
これは作業や勉強を２５分間集中して行い５分間休憩を挟むというステップを４回ほど繰り返して長い休憩をとるという作業方法なんですけど、集中力がアップするといわれています。
ポモロードはイタリア語で「トマト」を意味していて、このテクニックの発案者がイタリア人で彼が愛用していたトマト型のキッチンタイマーが由来となってるみたいです！
このように２５分間のタイマーがセットされます！
実際に作業しているときは、このように小さくカウントダウンが表示されるので、休憩まであと何分っていうことがわかります。
結構２５分ってあっという間で、特にカウントダウンされているのをみながら作業するとより早く感じられます。
なのでなかなか勉強に集中できないとか、長続きしないっていう方は一度この方法を試してみるといいかもしれません。
やみくもにだらだらと勉強するよりかはちゃんと時間を決めてまずは２５分集中する！これを繰り返しできるようになるとすごくプロダクティブに勉強ができると思います。
他に集中力を高めるためのライフテックなども書かれているこの本などもおすすめです〜
以上、タイムマネジメントの方法を詳しく書いてみました！
結構日々のタスク管理とかタイムマネジメントって学生と社会人とか、バイトと学業を両立している人、副業をしている人、など人それぞれで変わってくると思うのであくまでも今回紹介したのは一例であって、自分のライフスタイルにあった方法を見つけてみるといいのかなと思います:)
